Cómo cargar una Base de Datos en Excel

CÓMO CARGAR UNA BASE DE DATOS

Este tema es una continuación del ya publicado: diseño y la creación de una base de datos, utilizando Excel.

En esta oportunidad veremos: tres formas de cargar los datos en una base de datos, utilizando Excel.

Supongamos que tenemos creada nuestra Base de Datos, que consta de una sola Tabla, con cuatro datos, a saber: Nombre, Apellido, Importe y Ciudad. (recordemos del tema anterior que los Datos se colocan en Columnas, en nuestro caso: Nombre en Columna “A”,  Apellido en Columna “B”, Importe en Columna “C” y Ciudad en Columna “D”)

También es importante recordar que cada Fila, representa un registro, en nuestra Base de Datos, y contendrá a los cuatro datos mencionados en el párrafo anterior.

Cargar BD_01

La imagen: “Carga BD_01” nos muestra cómo queda la Base de Datos creada:

FORMAS DE CARGAR UNA BASE DE DATOS

Cualquier Base de Datos creada la podemos CARGAR de 3 formas distintas:

1)   MANUALMENTE: Posicionamos el Cursor en la Celda “A2” y aquí digitamos el Nombre, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “B2” y aquí digitamos el Apellido, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “C2” y aquí digitamos el Importe, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “D2” y aquí digitamos la Ciudad. De esta manera completamos los datos del primer Registro de nuestra Base de Datos. Si utilizamos a continuación la tecla “TAB” el cursor se posicionará en la Celda “A3” para que comencemos a cargar los Datos del segundo registro, y así sucesivamente.

La imagen: “Carga BD_02” nos muestra cómo queda la Base de Datos cargada con el primer registro:

Cargar BD_02

2)   FORMULARIO: Este es un Comando que debemos personalizar en nuestra Barra de Herramientas de Acceso Rápido (en la parte superior izquierda de la Hoja de Excel), haciendo: Archivo à Opciones à Barra de herramientas de acceso rápido à Comando “Formulario” à Agregar à Aceptar, y nos aparecerá la pantalla que se muestra en la imagen: “Carga BD_03”

Cargar BD_03

Luego debemos posicionar el Cursor en la Celda “A1” y en la Cinta de Opciones hacemos Click en el ícono del Comando “Formulario” como se ve en la siguiente imagen: “Carga BD_04”

Cargar BD_04

Al hacer Click en el ícono mencionado nos aparecerá la ventana que nos permitirá cargar los cuatro datos y agregarlos a nuestra Base de Datos, como podemos observar en la imagen: “Carga BD_05”

Cargar BD_05

Desde este FORMULARIO con los botones que figuran en el margen derecho, podremos: a) Agregar un “Nuevo” registro; b) “Eliminar” un registro; c) “Buscar” registros anteriores; d) “Buscar” registros siguientes; e) Cambiar los “Criterios”; o f) “Cerrar” la Ventana del FORMULARIO.

Si deseamos agregar un “Nuevo” registro (sería el segundo en nuestra Base de Datos), posicionamos el Cursor en la Celda “A2” de la Hoja “BASE_DATOS” y al digitar los cuatro Datos, y luego hacer Click en el Botón “Nuevo”, nos aparecerá esta imagen: “Carga BD_06”

Cargar BD_06

3)   MACROS: Para Cargar la Base de Datos utilizando MACROS, debemos diseñar   con la Pestaña “Programador” o “Desarrollador” un Formulario (en nuestro ejemplo le asignamos el nombre “NUEVOS_REGISTROS”, como el que se muestra en la siguiente imagen: “Carga BD_07”

Cargar BD_07

Una vez diseñado el Formulario precedente, debemos programar los Botones: “Agregar Registro” y “Salir”. También debemos programar el Cuadro de Lista de la etiqueta “Ciudad”, como se muestra en la imagen: “Carga BD_08”

Cargar BD_08

También debemos programar el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, en el “Modulo1” que será el encargado de Cargar el Formulario y presentarlo al Usuario para que cargue los Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_09”

Cargar BD_09

Por último, cuando hagamos Click en el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, se le presentará al Usuario la posibilidad de “Agregar” un tercer registro a nuestra Base de Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_10”

Cargar BD_10

OBSERVAR: el tercer registro se agrega en la Fila 2 de la Base de Datos y los restantes registros se desplazarán hacia abajo.

Si deseamos ELIMINAR un registro en las 3 opciones de Carga de Datos, deberíamos proceder de esta manera:

1) “MANUALMENTE”: debemos seleccionar toda la Fila del registro número: 1, 2 o 3 y luego con el Botón derecho del mouse hacemos Click en “Eliminar”.

2) “FORMULARIO”: ya está programada en Excel la posibilidad de borrar cualquiera de los 3 registros ingresados, debemos buscar el registro a eliminar y luego hacer Click en el Botón: “Eliminar”.

3) “MACROS”: se podría programar otro Botón en el Formulario para eliminar cualquiera de los 3 registros ingresados.

Como Crear Tablas Dinámicas

CREAR TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas en Excel, se denominan así,  por su capacidad de cambiar en forma dinámica la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.

En esta lección veremos un ejemplo de cómo crearlas:

     1)   Suponiendo que tenemos los siguientes 4 Datos Estadísticos extraídos de las Facturas de Ventas de una Empresa, y que colocamos en una Hoja:

a)   Producto Vendido

b)   Cliente de la Empresa

c)   Localidad del Cliente

d)   El Importe de la Ventas. (Imagen: Tablasdi_001) 

Imagen: Tablasdi_001

2) Colocamos el Cursor en cualquier Celda del Rango A1:D15 y luego     

     hacemos: Pestaña INSERTAR del Grupo TABLAS y seleccionamos 

     TABLA DINÁMICA, nos aparecerá la siguiente Ventana: (Imagen: 

     Tablasdi_002)

Imagen: Tablasdi_002

OBSERVE: En la Ventana “Crear tabla dinámica”, debemos:

a) “Seleccionar los datos que deseamos analizar”, pero ya aparece 

     preseleccionado el Rango: A1:D15 (también puede “Utilizarse una 

     fuente de datos externa”).

b) Luego debemos “Elegir dónde deseamos colocar el informe de la      

    tabla dinámica”, y aquí preseleccionada aparece la opción “Nueva hoja 

    de cálculo”, (también podemos hacerlo en la “Hoja de cálculo    

    existente”).

c) Por último hacemos Click en Botón “Aceptar” y se creará, en otra Hoja,       la Tabla Dinámica como se ve: (Imagen: Tablasdi_003)

Imagen: Tablasdi_003

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos.

Esta lista de campos está dividida en dos secciones:

a) Primero la lista de todos los campos, de aquí podremos elegir, 

     haciendo Click en los nombres de los campos que deseamos que 

     aparezcan.

 b) Segundo y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos  

     que darán forma al reporte ya sea como Columnas, Filas, Valores o 

     Filtros.

Suponiendo que en nuestra Tabla Dinámica, deseamos conocer la Suma de Ventas realizadas por Producto en cada Localidad, tildaremos los campos: Producto, Localidad y Ventas; y colocaremos:

a)   En Columnas el campo Producto

b)   En Filas al campo Localidad

c)   En Valores colocaremos el campo Ventas.

Nuestra Tabla Dinámica quedará así: (Imagen: Tablasdi_004)

Imagen: Tablasdi_004

Si se desea agregar en las Filas, el campo Cliente, debemos hacer:

a)   Posicionamos el Cursor en cualquier Celda de la Tabla Dinámica.

b)   Luego: Pestaña ANALIZAR à MOSTRAR à LISTA DE CAMPOS y tildamos el campo Cliente.

c)   Luego: Lo colocamos en Sector Filas.  (Imagen: Tablasdi_005)

Imagen: Tablasdi_005

La tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente: (Imagen: Tablasdi_006)

Imagen: Tablasdi_006

OBSERVE:

a)   De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los Valores.

b)   Utilizando una tabla dinámica fue posible crear y modificar un reporte  o informe de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.

c)   Nuestros Datos han quedado en la Hoja de la “Imagen: Tablasdi_001”, es decir que permanecen sin cambios.

d)   Si se corrigen algunos Datos de esta Hoja, y deseamos que se visualicen en nuestra Tabla Dinámica (que está en otra Hoja de nuestro Libro de Excel), debemos ACTUALIZAR esta Hoja así:

Posicionamos el Cursor en cualquier Celda de la Tabla Dinámica y hacemos Click en ACTUALIZAR TODO del Grupo CONEXIONES

Vistas de Libros de Excel

VISTAS DE LIBROS DE EXCEL

El usuario de Excel puede visualizar la Hoja antes de proceder a su impresión, a los efectos de no encontrarse con resultados inesperados.

Para ello dispone en la Pestaña VISTA, Grupo VISTAS DE LIBRO de 4 opciones:

1)   Vista Diseño de Página: Muestra como se verá el documento impreso.

   Para activar la vista debes pulsar el botón Diseño de página que se    

   encuentra  en la Pestaña VISTA, Grupo VISTAS DE LIBRO: (Imagen: 

   Vista_001)

Imagen: Vista_001

Al estar en esta vista se mostrarán los márgenes de cada una de las páginas a imprimir y en caso de que se tenga algún encabezado o pie de página también serán mostrados. 

Además aparecerá en la parte superior y en el margen izquierdo la Regla que el usuario la puede configurar en: pulgadas, centímetros o milímetros, desde Pestaña ARCHIVO à OPCIONES à AVANZADASà

MOSTRAR à UNIDADES DE LA REGLA.

Si la Regla está configurada en centímetros, nuestra Hoja se verá de la

siguiente forma: (Imagen: Vista_002)

Imagen: Vista_002

OBSERVE: Nuestra Hoja se imprimirá en 2 Hojas, si deseamos hacerlo solo en una Hoja debemos achicar alguna de las columnas, por ejemplo la “D”.

2)   Vista Salto de Página: Muestra el lugar donde aparecerán los saltos de páginas al imprimirse el documento.

    Al estar en esta vista se mostrarán las Hojas así: (Imagen: Vista_003)

Imagen: Vista_003

OBSERVE: Nuestra Hoja se imprimirá en 2 Hojas, ver en el centro que aparecen las marcas de agua de: Página 1 y de Página 2.

Si deseamos hacerlo solo en una Hoja debemos achicar alguna de las

columnas, por ejemplo la “D”.

3)   Vista Personalizada: Guarda la visualización actual e imprime la configuración como una Vista Personalizada, que podrá aplicar rápidamente en el futuro.

Esta Vista Personalizada guardará: 

a) La configuración de la Impresora y b) La configuración de Filas Ocultas, Columnas Ocultas y Filtros.

     Al seleccionar desde la Pestaña VISTA, ésta VISTA      

     PERSONALIZADA, nos aparecerá la siguiente ventana “Vistas 

     personalizadas”: (Imagen: Vista_004)

Imagen: Vista_004

Luego al hacer Clic en el Botón “Agregar” de la imagen anterior, nos aparecerá otra Ventana “Agregar Vista” que nos permitirá asignarle un nombre a ésta personalización, para utilizarla en el futuro: (Imagen: Vista_005)

Imagen: Vista_005

4)   Vista Normal: Muestra la Hoja tal cual fue redactada por el usuario.

IMPORTANTE:

Una vez que el Usuario haya: 

a) visualizado las Hojas de Excel,  

b) corregido los posibles errores, y 

c) antes de proceder a su impresión, 

podrá desde los comandos: ARCHIVO à IMPRIMIR obtener una “Vista Previa de Impresión” y en el centro de la parte inferior de la misma verá cuantas hojas se imprimirán al hacer Click en el Botón “IMPRIMIR”. 

Además también podrá “Configurar”: 

a) Las Páginas que desee Imprimir, 

b) Si la Impresión la realizará en una cara o en doble cara (esto depende 

     de la Impresora), 

c) Si imprimirá las Hojas intercaldas, 

d) La Orientación del Papel (Vertical u Horizontal), 

e) El tamaño del papel que colocará en la Impresora, 

f)  La modificación de los Margenes, y 

g) Si realizará la Impresión con o sin escalados: (Imagen: Vista_006)

Imagen: Vista_006

Protección de Hojas y de Celdas

PROTECCION DE HOJAS o CELDAS

Veremos como Proteger una Hoja completa, y como Proteger algunas Celdas, este segundo proceso es un poco más largo.

1)   Proteger una Hoja completa:

Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la ficha Revisar dentro del grupo Cambios.

Este comando protegerá el contenido de las celdas bloqueadas. (Imagen: Proteger_001)

Imagen: Proteger_001

Después de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: (Imagen: Proteger_002)

Imagen: Proteger_002

Observar: que en Cuadro de Diálogo “Proteger Hoja”, en la parte superior aparece un recuadro para tildado que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas, es decir, de manera predeterminada todas las celdas de una hoja están configuradas para ser bloqueadas.

Luego en el recuadro “Contraseña para desproteger la hoja:” debemos colocar una Contraseña de tipo numérica o alfanumérica, por ejemplo: a001 y hacemos Clic en el Botón “Aceptar”.

Se abrirá inmediatamente otro Cuadro de Diálogo para que se repita la Contraseña que colocamos anteriormente, y al hacer Clic en el Bóton “Aceptar” la Hoja quedará protegida.

Si el Usuario desea modificar cualquier Celda de la Hoja, aparecerá un Cuadro de Diálogo que se lo impedirá, como se ve en la: (Imagen: Proteger_003)

Imagen: Proteger_003

La Protección de una Hoja de Cálculo le permite al Usuario que colocó la Contraseña ser el único que pueda modificar el contenido de dicha Hoja, porque antes de colocar cualquier valor en una Celda, deberá Desprotegerla y al terminar de modificarla, podrá volver a Protegerla.

Para Desproteger la Hoja, el Usuario deberá seguir los mismos pasos que para Protegerla, pero en el Comando aparecerá la frase “Desproteger Hoja” en lugar de “Proteger Hoja”, como se ve en: (Imagen: Proteger_004)

Imagen: Proteger_004

2)  Proteger algunas Celdas:

Como primer paso seleccionaremos toda la Hoja y con Bóton derecho del mouse, dentro de Formato de Celdas…. Le quitamos el tilde a Bloqueada, en la Pestaña Proteger, como se ve en: (Imagen: Proteger_005)

Imagen: Proteger_005

Para proteger algunas Celdas, por ejemplo solo las Celdas que contienen Fórmulas, debemos primero Buscar este tipo de Celdas.

Para Buscarlas fácilmente puedes abrir el cuadro de diálogo Buscar y seleccionar dentro de la Pestaña Inicio, y dentro de este cuadro “Ir a Especial….”

Nos aparecerá la siguiente ventana: (Imagen: Proteger_006)

Imagen: Proteger_006

Al hacer Clic en el Botón “Aceptar”, hará que solamente se seleccionen las celdas que contienen fórmulas. (Celdas con fórmulas)

Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos con Botón derecho del mouse, abrir de nuevo el cuadro de diálogo Formato de celdas y volver a tildar el cuadro de selección Bloqueada el cual aplicará los cambios solamente a las celdas seleccionadas. Esto querrá decir que solo las celdas que contienen fórmulas serán susceptibles a ser bloqueadas. (Imagen: Proteger_007)

Imagen: Proteger_007

Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja que vimos en el primer caso (Proteger una Hoja completa) para que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen fórmulas.

Al abrirse el cuadro de diálogo Proteger hoja debes dejar seleccionadas las opciones predeterminadas y aceptar los cambios, colocando la contraseña. 

Después de ejecutar el comando podrás hacer una prueba e intentar modificar alguna celda que contenga una fórmula y obtendrás un mensaje similar al siguiente: (Imagen: Proteger_008)

Imagen: Proteger_008

Pero si el Usuario desea modificar cualquier Celda de la Hoja, que no contenga fórmulas lo podrá hacer.