Cómo cargar una Base de Datos en Excel

CÓMO CARGAR UNA BASE DE DATOS

Este tema es una continuación del ya publicado: diseño y la creación de una base de datos, utilizando Excel.

En esta oportunidad veremos: tres formas de cargar los datos en una base de datos, utilizando Excel.

Supongamos que tenemos creada nuestra Base de Datos, que consta de una sola Tabla, con cuatro datos, a saber: Nombre, Apellido, Importe y Ciudad. (recordemos del tema anterior que los Datos se colocan en Columnas, en nuestro caso: Nombre en Columna “A”,  Apellido en Columna “B”, Importe en Columna “C” y Ciudad en Columna “D”)

También es importante recordar que cada Fila, representa un registro, en nuestra Base de Datos, y contendrá a los cuatro datos mencionados en el párrafo anterior.

Cargar BD_01

La imagen: “Carga BD_01” nos muestra cómo queda la Base de Datos creada:

FORMAS DE CARGAR UNA BASE DE DATOS

Cualquier Base de Datos creada la podemos CARGAR de 3 formas distintas:

1)   MANUALMENTE: Posicionamos el Cursor en la Celda “A2” y aquí digitamos el Nombre, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “B2” y aquí digitamos el Apellido, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “C2” y aquí digitamos el Importe, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “D2” y aquí digitamos la Ciudad. De esta manera completamos los datos del primer Registro de nuestra Base de Datos. Si utilizamos a continuación la tecla “TAB” el cursor se posicionará en la Celda “A3” para que comencemos a cargar los Datos del segundo registro, y así sucesivamente.

La imagen: “Carga BD_02” nos muestra cómo queda la Base de Datos cargada con el primer registro:

Cargar BD_02

2)   FORMULARIO: Este es un Comando que debemos personalizar en nuestra Barra de Herramientas de Acceso Rápido (en la parte superior izquierda de la Hoja de Excel), haciendo: Archivo à Opciones à Barra de herramientas de acceso rápido à Comando “Formulario” à Agregar à Aceptar, y nos aparecerá la pantalla que se muestra en la imagen: “Carga BD_03”

Cargar BD_03

Luego debemos posicionar el Cursor en la Celda “A1” y en la Cinta de Opciones hacemos Click en el ícono del Comando “Formulario” como se ve en la siguiente imagen: “Carga BD_04”

Cargar BD_04

Al hacer Click en el ícono mencionado nos aparecerá la ventana que nos permitirá cargar los cuatro datos y agregarlos a nuestra Base de Datos, como podemos observar en la imagen: “Carga BD_05”

Cargar BD_05

Desde este FORMULARIO con los botones que figuran en el margen derecho, podremos: a) Agregar un “Nuevo” registro; b) “Eliminar” un registro; c) “Buscar” registros anteriores; d) “Buscar” registros siguientes; e) Cambiar los “Criterios”; o f) “Cerrar” la Ventana del FORMULARIO.

Si deseamos agregar un “Nuevo” registro (sería el segundo en nuestra Base de Datos), posicionamos el Cursor en la Celda “A2” de la Hoja “BASE_DATOS” y al digitar los cuatro Datos, y luego hacer Click en el Botón “Nuevo”, nos aparecerá esta imagen: “Carga BD_06”

Cargar BD_06

3)   MACROS: Para Cargar la Base de Datos utilizando MACROS, debemos diseñar   con la Pestaña “Programador” o “Desarrollador” un Formulario (en nuestro ejemplo le asignamos el nombre “NUEVOS_REGISTROS”, como el que se muestra en la siguiente imagen: “Carga BD_07”

Cargar BD_07

Una vez diseñado el Formulario precedente, debemos programar los Botones: “Agregar Registro” y “Salir”. También debemos programar el Cuadro de Lista de la etiqueta “Ciudad”, como se muestra en la imagen: “Carga BD_08”

Cargar BD_08

También debemos programar el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, en el “Modulo1” que será el encargado de Cargar el Formulario y presentarlo al Usuario para que cargue los Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_09”

Cargar BD_09

Por último, cuando hagamos Click en el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, se le presentará al Usuario la posibilidad de “Agregar” un tercer registro a nuestra Base de Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_10”

Cargar BD_10

OBSERVAR: el tercer registro se agrega en la Fila 2 de la Base de Datos y los restantes registros se desplazarán hacia abajo.

Si deseamos ELIMINAR un registro en las 3 opciones de Carga de Datos, deberíamos proceder de esta manera:

1) “MANUALMENTE”: debemos seleccionar toda la Fila del registro número: 1, 2 o 3 y luego con el Botón derecho del mouse hacemos Click en “Eliminar”.

2) “FORMULARIO”: ya está programada en Excel la posibilidad de borrar cualquiera de los 3 registros ingresados, debemos buscar el registro a eliminar y luego hacer Click en el Botón: “Eliminar”.

3) “MACROS”: se podría programar otro Botón en el Formulario para eliminar cualquiera de los 3 registros ingresados.