Lista Desplegable y Función Indirecto

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas.

Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista desplegable.

Puede hacer que una hoja de cálculo sea más eficiente proporcionando listas desplegables, y de esta manera evitar que el Usuario de una Plantilla llegue a equivocar el ingreso de datos, porque obligamos al mismo, a seleccionar una opción dentro de una Lista para ingresar el dato correctamente.

Cuando creamos una lista desplegable en Excel, definimos un rango de celdas como el origen de los datos, y cada vez que necesitamos agregar o quitar elementos a la lista debemos modificar la referencia de dicho rango.

Esto hace que la actualización de los elementos de una lista sea un proceso manual que puede quitarnos tiempo.

Sin embargo, existen un par de técnicas que podemos utilizar para automatizar la actualización de los elementos de una lista desplegable en Excel.

Existen 2 métodos para crear una Lista Desplegable: uno basado en una Tabla y el otro basado en una Tabla con la Función INDIRECTO.

1) PASOS PARA CREAR UNA LISTA BASADA EN TABLA:

El primer método, y el más simple de todos, es que nuestros datos de origen estén en una tabla y en la misma Hoja de los Datos.

De esta manera, Excel se encargará de actualizar automáticamente los elementos de la lista desplegable.

La limitación que tiene este método es que la TABLA debe encontrarse en la misma Hoja donde se encuentra la Celda para el INGRESO y VALIDACION del dato.

Vamos a suponer que disponemos del diseño de la siguiente Ficha de Cuenta Corriente de Clientes en nuestra Hoja1 de la Plantilla de Excel: (Imagen: Cargar Datos con Lista_001)

Imagen: Cargar Datos con Lista_001

Crearemos una Lista para el Ingreso del dato “Cliente:” en la Celda B3 de la Imagen anterior.

a) Nos posicionamos en la Celda J1 y colocamos el título de nuestra TABLA (por ejemplo: “Datos de Clientes”). Luego en Celdas: J2, J3, etc. digitamos los Apellidos y Nombres de nuestros Clientes: (Imagen: Cargar Datos con Lista_002)

Imagen: Cargar Datos con Lista_002

b) Seleccionamos los Datos del Rango J1 a J5 y lo convertiremos en una TABLA, llendo a pestaña INSERTAR à TABLA como se ve seguidamente, aparecerá la Ventana “Crear Tabla”: (Imagen: Cargar Datos con Lista_003)

Imagen: Cargar Datos con Lista_003

Al hacer Clic en el botón “Aceptar” nuestros DATOS del RangoJ1 a J5 se abran convertido en una TABLA, apareciendo en el ángulo derecho la Flecha hacia Abajo que nos permitirá filtrar los Datos.

c) Para que los Datos de nuestra Tabla lo podamos seleccionar en la Celda B3, crearemos una Validación de Datos de la siguiente forma: Posicionamos el Cursor en Celda B3 y luego hacemos: pestaña DATOS à VALIDACION DE DATOS y nos aparecerá la siguiente Ventana de “Validación de Datos”: (Imagen: Cargar Datos con Lista_004)

Imagen: Cargar Datos con Lista_004

En el recuadro “Permitir” seleccionamos LISTA y luego en recuadro “Origen” seleccionamos Rango de J2 a J5 con el mouse como se ve en la siguiente: (Imagen: Cargar Datos con Lista_005)

Imagen: Cargar Datos con Lista_005

En la Celda B3 y el ángulo derecho, nos aparecerá la Flecha hacia Abajo que nos permitirá seleccionar uno de los Clientes de la LISTA.

OBSERVE: Si agregamos un nuevo Cliente en la Celda J6, el mismo se incorporará automáticamente en la LISTA que seleccionaremos desde la Celda B3, como se ve en la siguiente: (Imagen: Cargar Datos con Lista_006)

Imagen: Cargar Datos con Lista_006

IMPORTANTE: Aunque el método descrito anteriormente es el más sencillo para crear una lista desplegable basada en una tabla, tiene una restricción, y es que la tabla debe estar en la misma hoja donde se encuentra la lista desplegable.

Por ello veremos seguidamente el 2do. Método:

2) PASOS PARA CREAR UNA LISTA BASADA EN FUNCION:

Si queremos olvidarnos de las restricciones y evitar cualquier problema con la actualización de la lista, puedes seguir los mismos pasos anteriores y crear la lista en otra HOJA (por ejemplo en Hoja 2), con la siguiente función INDIRECTO en la Ventana “Validación de Datos”, como se ve seguidamente: (Imagen: Cargar Datos con Lista_007)

Imagen: Cargar Datos con Lista_007

OBSERVAR: Si agregamos el Cliente: Beltran Ramon en la Tabla de la Hoja2 (Tabla2), aparecerá en nuestra Lista Desplegable, aunque el Origen de Datos no se encuentre en la misma Hoja1, sino en la Hoja2, como se ve en la siguiente: (Imagen: Cargar Datos con Lista_008)

Imagen: Cargar Datos con Lista_008

IMPORTANTE: Validación de Datos es una Herramienta muy útil para el Ingreso de Datos, porque el Usuario deberá seleccionar un Dato de todos los que figuran en la LISTA desplegable, evitando el posible ingreso de Datos erróneos.