Función SUBTOTALES

FUNCIÓN “Sub-TOTALES”

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información.

Excel permite agregar Subtotales de una manera muy sencilla.

Ejemplo: Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes o por cada producto, en el último semestre,  de los 6 Productos distintos que comercializamos: (Imagen: Subtotales_001)

Imagen: Subtotales_001

Pasos a seguir para obtener Sub-Totales:

1)   Debemos ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales.

2)   Para este ejemplo ordenaré los datos por la Columna Productos.

La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna (por ejemplo: en Celda “B3” y posteriormente seleccionado el comando: Pestaña INICIO à Grupo MODIFICAR à  ORDENAR Y FILTRAR antiguos a más recientes, y obtendremos la siguiente: (Imagen: Subtotales_002)

Imagen: Subtotales_002

3)   Insertaremos los Sub-Totales haciendo Click en Pestaña DATOS à Grupo ESQUEMA à  SUBTOTAL: (Imagen_ Subtotales_003)

Imagen: Subtotales_003

Debemos asegurarnos que la primera lista desplegable tenga seleccionada   la opción Productos,  ya que indica que para cada cambio de Producto, se insertará un subtotal.

Además utilizaremos la Función “Suma” y  la Columna “Ventas” que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales. (Imagen: Subtotales_004)

Imagen: Subtotales_004

Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el Subtotal para cada Producto.

Además a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales.  Al hacer Click en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae, permitiendo ver 3 tipos de Subtotales.

Puede comprobarlo haciendo Click primero en el recuadro  1  , luego Click en el recuadro 2  y por último Click en el recuadro 3 

a)   Si hacemos Click en el recuadro 1 obtendremos: el Total General de Todos los Productos: (Imagen: Subtotales_005)

Imagen: Subtotales_005

     b)   Si hacemos Click en el recuadro 2 obtendremos: el Total de Cada     Producto y el Total General también. (Imagen: Subtotales_006)

Imagen: Subtotales_006

      c)   Si hacemos Click en el recuadro 3  obtendremos:  los Importes de   Cada Producto vendidos en cada Mes, el Total de Cada Producto y   el  Total General. (Imagen: Subtotales_007). 

Imagen: Subtotales_007

Para ELIMINAR los Sub-Totales de nuestra Tabla de Datos, debemos posicionarnos en cualquier Celda y hacer: Pestaña DATOS à Grupo ESQUEMA à  SUBTOTAL y nos aparecerá la siguiente Ventana de Subtotales: (Imagen: Subtotales_008)

Imagen: Subtotales_008

Por último hacemos Click en el Botón “Quitar todos”.