Los "8" Errores comunes de Excel

LOS “8” errores de excel

A todos nos pasó que trabajando con fórmulas en Excel nos apareciera en algún momento una combinación de letras extrañas con numerales o signos de admiración que dan poca información de lo que sucede.

Aquí verás los 8 errores más comunes en Excel: te mostraré que Significan, cual es la Razón por la cual se dan y lo más importante, cómo los puedes Solucionar:

Imagen: Listado de los 8 Errores comunes de Excel

1)  Error “#N/A” (del inglés: Not Available)

Significa:  que No está Disponible

La Razón:  es que no se encuentra un valor buscado. Este Error sucede generalmente en Funciones de Búsqueda como: BUSCARV, cuando Excel no puede encontrar el valor buscado porque no existen en el Rango especificado.

Ejemplo: Tenemos la siguiente Lista de Productos, con sus respectivos Precios de Venta, y deseamos Buscar el Precio de Venta, dando como dato el Nombre del Producto, ver imagen con el error que nos aparece por la Función insertada en la Celda “E3”: (Imagen: Error_001)

Imagen: Error_001

Si analizamos la Función BUSCARV que aparece en la Barra de Fórmulas, lo que Excel realiza es: Busca el Producto “Mouse” en el Rango “A2:B4” y devuelve el valor de la Columna “2”, con una coincidencia “Exacta” (FALSO); es decir el Error se produce porque Excel no encuentra el Producto “Mouse” en el Rango especificado.

Solución:  Hay 2 formas de corregir este ERROR:

a)  Con “Validación de Datos” colocado en la Celda E1 para evitar que el Usuario digite el nombre del Producto, como se ve en esta imagen: (Imagen: Error_002)

Imagen: Error_002

b)  Colocando otra Función “Si.Error” antes de la Función “Buscarv” para que presente un Mensaje cualquiera y no aparezca el ERROR, como se ve en la siguiente Fórmula en Celda “E3”: (Imagen: Error_003)

Imagen: Error_003

2)  Error “#¡VALOR!”

Significa: que el Valor No es Válido

La Razón: Ocurre cuando introducimos en nuestras fórmulas o funciones algún argumento erróneo como espacios, caracteres o texto en fórmulas que requieren números.

Ejemplo: Tenemos la siguiente Lista de Productos, con sus respectivos Precios de Venta, y deseamos obtener la suma de los Precios de Venta y tenemos la Celda “B5” que tiene como contenido un valor alfabético (Tinta), en lugar de un valor numérico. Ver el ERROR que nos aparece en la Celda “B7” al intentar sumar valores numéricos y alfabéticos: (Imagen: Error_004)

Imagen: Error_004

Solución: Asegúrate de que los parámetros de la fórmula o función sean el tipo de datos correcto (la Celda “B5” no tiene un dato correcto). Si estás realizando operaciones con números.

Ejemplo: En una suma, multiplicación, etc. los argumentos deben ser números. Si aún ves errores, controla que no haya celdas en blanco o algún caracter especial que está impidiendo hacer la fórmula.

3)  Error “#¡REF!”

Significa: No hay una Referencia.

La Razón: Cuando eliminamos o pegamos información accidentalmente sobre una fila o columna que es parte de una fórmula.  Excel al tratar de actualizar la referencia,  no la encuentra y reemplaza la celda por un error de referencia.

Ejemplo: Si tenemos la fórmula siguiente en Celda “B7”, que nos da un resultado correcto (Imagen: Error_005) y luego eliminamos la Fila 3, aparecerá el ERROR como se ve: (Imagen: Error_006)

Ver fórmula de Celda “B7” sin Error de la “Imagen: Error_005)

Imagen: Error_005

Ver fórmula de Celda “B6” con Error en: “Imagen: Error_006)

Imagen: Error_006

Solución: Es conveniente que deshagas las acciones previas para

                    recuperar la información borrada.

4)  Error “#¿NOMBRE?”

Significa: No encuentra la función especificada.

La Razón: Usualmente es por un error de tipeo en la fórmula o no puede computar uno o más valores que has introducido como argumento.

Ejemplo: Si en Celda “B7” deseo obtener el Promedio de los importes del Rango B2:B4 y en lugar de tipear la Función “Promedio” ingreso “pomedio” aparecerá el Error como se ve: (Imagen: Error_007)

Imagen: Error_007

Solución: Asegúrate de que hayas escrito bien el nombre de la  

fórmula. Si verificas que está bien y aún así arroja el error, utiliza la pestaña fórmulas y busca la función a insertar. Luego sigue los  pasos para introducir los argumentos de la función.

5)  Error “#¡DIV/0!”

Significa: Dividido por cero

La Razón: El denominador es cero. Así como en las calculadoras hacer esta operación arroja un error, lo mismo pasa con Excel. 

Ejemplo: Si deseo obtener el 50 % del valor del “Mouse” y equivoco la fórmula, porque C2=0, en Celda “B8”, aparecerá el Error en cuestión, como se ve en la siguiente: (Imagen: Error_008) 

Imagen: Error_008

Solución: Para estos casos es conveniente realizar una función para manejo de errores.

Ejemplo: En Celda “B8” colocamos esta Función: =SI(C2=0;"División por cero";B2/C2), y tendremos 2 Resultados:

a)  Si el valor de la Celda “C2”= 0 tendremos en Celda “B8” el Resultado como se ve en la siguiente: (Imagen: Error_009)

Imagen: Error_009

b)  Si en cambio, el valor de la Celda “C2”= 2 tendremos en Celda “B8” el Resultado como se ve en la siguiente: (Imagen: Error_010)

Imagen: Error_010

6)  Error “########”

Significa: No se puede mostrar el contenido.

La Razón: El tamaño de celda es no lo suficiente grande para mostrar el contenido.

Ejemplo: Si en la Columna “B” ingresamos importes de millones de pesos y el ancho de la Columna es pequeño, nos aparecerá el Error en cuestión, como se ve en: (Imagen: Error_011)

Imagen: Error_011

Solución: Debemos agrandar el ancho de la Columna”B” y nos aparecerá el contenido correcto sin Error, como se ve en: (Imagen: Error_012)

Imagen: Error_012

7)  Error “#¡NULO!”

Significa: Valor Vacio

La Razón: Cuando Excel no puede determinar el rango especificado. Usualmente es porque se utilizó un operador de referencia incorrecto o directamente no está.

Ejemplo: Si en la Celda “B7” equivocamos la digitación del Rango, omitiendo los dos puntos, en la Función “SUMA”, nos aparecerá el Error en cuestión, como se ve: (Imagen: Error_013)

Imagen: Error_013

Solución: Asegúrate de llamar a los rangos de manera apropiada utilizando los operadores:

a)   Operador de Rango: Son los dos puntos (:), y  definen precisamente que se está haciendo referencia a un Rango de celdas. Si sumamos de B2 a B4 el operador sería : y la función quedaría así: SUMA(B2:B4)

b)   Operador de Unión: Por defecto se tiene configurado el punto y coma (;) pero si se coloca coma (,) dará Error "de unión" porque sirve para adicionar a una operación más referencias.

Ejemplo: =SUMA(B2:B4;C2:C4) suma el rango de B2 a B4 y C2 a C4, como se ve en fórmula de Celda “B7” en: (Imagen: Error_014)

Imagen: Error_014

8)  Error “#¡NUM!”

Significa: Número Inválido.

La Razón: Aparece usualmente cuando Excel no puede mostrar el resultado de un cálculo. Esto puede ocurrir por 2 razones:

a)  Porque el cálculo que se plantea es imposible; por ejemplo, si se intenta calcular la raíz cuadrada de números negativos, porque el cálculo que se plantea es imposible.

Ejemplo: si se intenta calcular la raíz cuadrada de -2

b)  Porque el resultado es demasiado grande o pequeño como para que Excel pueda mostrarlo; por ejemplo, el cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103: =POTENCIA(1000;103).

Ver un Error de calculo de Raiz cuadrada de -2 en Celda “C7” como se ve en: (Imagen: Error_015)

Imagen: Error_015

Solución: Se debe evaluar cada valor numérico de la fórmula para corregir estos casos.