Cuenta Corriente con Base de Datos y 3 Funciones

CUENTA CORRIENTE de DEUDORES POR VENTAS

¿Quiénes son Deudores por Ventas?

Son personas que nos deben dinero por venta de mercaderías y que no se documentó, y figuran agrupadas bajo el nombre de: Deudores por Ventas.

El deudor o prestatario es aquella persona natural o jurídica que tiene la obligación de satisfacer una cuenta por pagar, contraída a la parte acreedora o prestamista, ello cuando el origen de la deuda es de carácter voluntario, es decir, que el deudor decidió libremente comprometerse al pago de dicha obligación.​

A modo de ejemplo, crearemos una Base de Datos de Facturas Impagas o Pagadas Parcialmente, como podemos ver en nuestra Hoja2 del Libro de Excel (que denominamos: “Base_Datos”, para luego obtener en nuestra Hoja1 del Libro de Excel la Cuenta Corriente de nuestro DEUDOR, con la información del Saldo que nos adeuda por cada Factura que emitimos, con los datos de: Fecha, Nro.de Factura, Importe de Compra, Pago Realizado de dicha Compra.

1)   Comenzaremos creando nuestra Base de Datos de Facturas Impagas o Facturas Pagadas Parcialmente, como podemos ver en nuestra Hoja2 del Libro de Excel: (Imagen: CtaCte_001)

Imagen: CtaCte_001

Esta Base de Datos, a modo de ejemplo, fue creada con 5 Campos (CLIENTES, NRO.FACTURA, FECHA, COMPRAS Y PAGOS) y con 6 Registros (2 del Cliente “PEREZ Juan”, 3 del Cliente “RODRIGUEZ Miguel” y 1 del Cliente “ALVAREZ Julian”. Los Datos los sacaremos de las Facturas de Ventas a Crédito de la Empresa y de los Recibos de Cobranzas, imputados a cada Factura de Venta.

 2) En la Hoja1 del Libro de Excel diseñamos el Formulario de Resumen de Cuenta, para obtener las Facturas Impagas y las Facturas con Saldos Pendientes de Pago. El diseño de la Hoja1 se puede ver en: (Imagen: CtaCte_002)

Imagen: CtaCte_002

  Esta Plantilla funciona de esta manera: Al seleccionar en Celda C1         (mediante una “Validación de Datos” el nombre de alguno de los Clientes de la Empresa), automáticamente aparecerán todos los Datos de las Facturas Impagas o las Factura con Saldos Pendientes de Pago, a saber: “Fecha Fact.”, “Nro.Fact.”, “Compras”, “Pagos” y “Saldo Fact.”. Este Resumen de Cuenta se lo podremos enviar a nuestros Clientes reclamando los Saldos de Facturas Impagas.Para lograr el funcionamiento, se utilizaron 3 Funciones de Excel: “Si.Error”, “Indice”, y “K.Esimo.Menor” en el Rango de Celdas E2 a H7 (este Rango posee 6 Filas, porque son 6 los Registros cargados en la Base de Datos de la Hoja1), y aplicando “Fórmula Matricial” obtendremos Resultados Múltiples, es decir, seleccionado el Cliente conseguiremos: las “Fechas Fact.” de todos los Registros del mismo; los “Nro.Fact.” , los importes de las “Compras” y los importes de los “Pagos”. (Datos que figuran en la Hoja2)

3)   La primer Formula Matricial la colocaremos en el Rango “E2 a E7” como se puede ver en: (Imagen: CtaCte_003)

Imagen: CtaCte_003

En la Barra de Fórmulas, aparece la Fórmula empleada con las 3 Funciones utilizadas. Observar que se trata de una Fórmula Matricial porque al comienzo y al final de la misma aparece el símbolo de “{“  y  “}”

Recuerda que para que una fórmula sea matricial debes: Una vez redactada la Fórmula en la Celda “E2”, seleccionar el Rango de la Matriz (en nuestro caso E2 a E7), colocar el Cursor al comienzo de la Barra de Fórmula y a la izquierda del signo “=” y  pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar, y aparecerán los símbolos “{“  y   “}” al comienzo y al final de dicha Fórmula.

4)   La segunda Formula Matricial la colocaremos en el Rango “F2 a F7” como se puede ver en: (Imagen: CtaCte_004)

Imagen: CtaCte_004

Seguimos los pasos indicados en el punto 3) para lograr la Fórmula Matricial.

5)   La tercer Formula Matricial la colocaremos en el Rango “G2 a G7” como se puede ver en: (Imagen: CtaCte_005)

Imagen: CtaCte_005

Seguimos los pasos indicados en el punto 3) para lograr la Fórmula Matricial.

6)   La cuarta Formula Matricial la colocaremos en el Rango “H2 a H7” como se puede ver en: (Imagen: CtaCte_006)

Imagen: CtaCte_006

Seguimos los pasos indicados en el punto 3) para lograr la Fórmula Matricial.

7)   En la Celda “I2” colocaremos la siguiente Fórmula, que NO ES Fórmula Matricial: (imagen: CtaCte_007)

Imagen: CtaCte_007

Luego copiamos la Fórmula de la Celda “I2” hasta la Celda “I7”

8)   En la Celda “G9” colocaremos la siguiente Fórmula, que NO ES Fórmula Matricial: (imagen: CtaCte_008)

Imagen: CtaCte_008

9)   En la Celda “H9” colocaremos la siguiente Fórmula, que NO ES Fórmula Matricial: (imagen: CtaCte_009)

Imagen: CtaCte_009

10)   En la Celda “I9” colocaremos la siguiente Fórmula, que NO ES Fórmula Matricial: (imagen: CtaCte_010)

Imagen: CtaCte_010

11)   En la Celda “C1” colocaremos la siguiente “Validación de Datos” de esta manera: Posicionamos Cursor en Celda “C1” à Pestaña “Datos” à Ventana “Validación de Datos” y completamos la misma como se muestra en:  (imagen: CtaCte_011)

Imagen: CtaCte_011

12)   Si deseamos obtener el Resumen de Cuenta de otro Cliente, por ejemplo: “RODRIGUEZ Miguel”, nos posicionamos en la Celda C1 y haciendo Click en Flecha hacia abajo, seleccionamos a este otro Cliente, y nos aparecerán sus Facturas Impagas como se puede ver: (Imagen: CtaCte_012)

Imagen: CtaCte_012

De esta manera, con esta simple Plantilla de Excel podrá obtener e Imprimir un Resumen de Cuenta de cada uno de los Clientes de la Empresa, con el detalle de cada una de las Facturas Impagas o con Saldos Impagos.

También podrá Imprimir los Datos que figuran en la Hoja “Base de Datos”.