Creación de Base de Datos

¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Ejemplos de base de datos: de Clientes, de Proveedores, de Productos, de Empleados, etc.

Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos.

Un campo es uno de los datos de nuestra Base de Datos. En Excel el Nombre de los campos aparecen en Columnas y se identifican por Letras: A, B, C, etc.

Un registro es el conjunto de campos de nuestra Base de Datos. En Excel el Número de los registros aparecen en Filas y se identifican por Números: 1, 2, 3, etc. La intersección de una Columna con una Celda nos indica el Dato a que campo pertenece y a que registro. Por ejemplo: B3, sería el dato de la Columna B y la Fila 3.

Un archivo es el conjunto de registros. Cada Hoja de nuestra Plantilla de Excel pude contener 1.048.576 Filas o Registros.

Crearemos una Base de Datos con Excel

A modo de ejemplo crearemos una base de datos de Clientes, con los campos que figuran en la siguiente imagen: (Imagen: Clientes_001)

Imagen: Clientes_001

La base de datos Clientes de la imagen anterior tiene 5 campos cuyos nombres están en las Celdas siguientes:

Celda A1: NOMBRE de los Clientes.

Celda B1: C.U.I.T. de los Clientes.

Celda C1: DIRECCION de los Clientes.

Celda D1: CIUDAD de los Clientes.

Celda E1: TELÉFONO de los Clientes.

La base de datos Clientes de la imagen anterior tiene 1 registro cargado con los datos del Cliente: “La Continental S.A.” que están en la Fila 2.

Cargaremos nuestra Base de Datos

La carga de nuestra Base de Datos “Clientes” la podemos realizar de 3 formas diferentes, a saber:

1)   Ingresando los datos MANUALMENTE, nos posicionamos en Celda A2  y digitamos el: NOMBRE, nos posicionamos en Celda B2 y digitamos el: C.U.I.T., nos posicionamos en Celda C2 y digitamos la: DIRECCION, nos posicionamos en Celda D2 y digitamos la: CIUDAD y por último nos posicionamos en la Celda E2 y digitamos el: TELÉFONO. Luego seguimos con Celda A3, B3, C3, D3, E3, y así sucesivamente hasta completar los datos de cada uno de los Clientes de la Empresa.

2)   Ingresando los datos utilizando la Pestaña FORMULARIO de Excel, para lo cual debemos convertir nuestra Base de Datos en una TABLA de Excel de la siguiente forma:

Nos posicionamos en cualquier Celda de la Fila 2 y hacemos: Pestaña INSERTAR à TABLA y aparecerá la Ventana de “Crear Tabla” como se muestra en la siguiente imagen: “Imagen: Clientes_002”

Imagen: Clientes_002

Al hacer Clic en el Botón “Aceptar” se creará la TABLA con el nombre: “Tabla1” y se nos habilita una nueva Pestaña con el nombre: “Herramientas de Tabla – Diseño” como se muestra en la siguiente imagen: “Imagen: Clientes_003”

Imagen: Clientes_003

Podemos observar que en las Celdas A1, B1, C1, D1 y E1 aparece a la derecha de cada Celda una Flecha hacia Abajo, que nos permitirá Filtrar u Ordenar nuestros Datos de la Tabla.

Luego posicionamos el Cursor en cualquier Celda de la Fila 2 y hacemos Clic en Pestaña “Formularios” y nos aparecerá la siguiente Ventana para cargar los datos con el título: “Hoja1” como se ve en la siguiente: (Imagen: Clientes_004)

Imagen: Clientes_004

Desde esta Ventana con los siguientes botones, podemos:

       a)    Botón Nuevo  Cargar un Cliente Nuevo a la Base de Datos.

       b)   Botón  Eliminar  Borrar o Quitar un Cliente de la Base de Datos.

       c)    Botón Buscar anteri  Visualizar el Cliente Anterior de la Base de Datos.

       d)   Botón Buscar siguie  Visualizar el Siguiente Cliente de la Base de Datos.

       e)    Botón Criterios  Intercambiar Ventana “Formulario” a Ventana “Criterios”.

       f)     Botón Cerrar  Dejar de Cargar Datos y Salir de la Ventana “Hoja1” 

  3)   Ingresando los datos utilizando MACROS de Excel, para lo cual debemos Crear una Macro desde la Pestaña DESARROLLADOR de Excel y colocar un Botón en nuestra Hoja1 de la Plantilla que Active o Llame a la Macro, siguiendo estos pasos:

     a)   Una vez abierta el Desarrollador o Programador à Visual Basic, nos aparecerá la siguiente Ventana de Excel que nos permitirá Crear Módulos y/o Formularios: (Imagen: Clientes_005)

Imagen: Clientes_005

     b)   Insertaremos un “UserForm” desde la Ventana del Visual Basic (Pestaña Insertar) para Diseñar el Formulario con el primero (en UserForm). Cuando Insertemos un “UserForm” nos aparecerá la pantalla para crear el Formulario con su Cuadro de Herramientas, como se ve en la siguiente: (Imagen: Clientes_006):

Imagen: Clientes_006

c)   Agregaremos 5 etiquetas con el Botón “A” del Cuadro de Herramientas, en la Ventana “UserForm1”, porque son 5 los Datos que debo cargar en mi Base de Datos. Estas etiquetas solo cumplen la función de indicarle al Operador del Excel, sobre que dato debe ingresar. Cuando hayamos agregado las etiquetas nos quedará así el formulario: (Imagen: Clientes_007)

Imagen: Clientes_007

Una vez creada la primer etiqueta aparecerá en el “UserForm1” con el nombre “Label1”, luego copiamos y pegamos esta etiqueta 4 veces. Posteriormente nos posicionamos en la primera etiqueta y en la Ventana Propiedades del UserForm1, y en CAPTION cambiamos Label1 por NOMBRE. Lo mismos haremos con la segunda etiqueta y nos quedará C.U.I.T, y asi hasta completar el nombre correcto de los 5 Campos.

    d)   Agregaremos al lado de la 5 etiquetas en la Ventana “UserFOrm1”, 5 Cuadros de Textos o TextBox, con el Botón “ab|” del Cuadro de Herramientas, que se denominarán: TextBox1 a TextBox5, como se puede ver en la siguiente: (Imagen: Clientes_008)

Imagen: Clientes_008

     e)   Agregaremos 2 Botones de Comando, con el Botón de Comando del Cuadro de Herramientas, a nuestro UserForm1, con el nombre “Agregar Datos” y “SALIR” como se puede ver en la siguiente: (Imagen: Clientes_009)

Imagen: Clientes_009

      f)   Programaremos el Botón “SALIR” haciendo doble Click en el mismo, y       nos aparecerá la siguiente imagen cuando agreguemos el comando:          “Unload Me”: (Imagen: Clientes_010)

Imagen: Clientes_010

     g)   Programaremos el Botón “Agregar Datos” haciendo doble Click en el         mismo, y nos aparecerá la siguiente imagen cuando agreguemos               estos comandos: (Imagen: Clientes_011)

Imagen: Clientes_011

Las letras en verde, que comienzan con un apóstrofe (‘) no son comandos sino aclaraciones del programador que indican la tarea del comando que sigue a continuación. Los comandos están con letras en negro.

   h)   Por último agregaremos un Botón en nuestra Hoja con el nombre “Ingresar Datos” para que llame al UserForm1 y le permita al Operador Cargar nuestra Base de Datos. Para agregar este Botón hacemos desde Visual Basic: INSERTAR à CONTROLES DE FORMULARIO, como se ve en la siguiente: (Imagen: Clientes_012)

Imagen: Clientes_012

   i)   Haciendo doble Click en el Botón “Ingresar Datos”, nos aparecerá el Módulo1 y colocamos la programación cuando el Operador haga Click en el Botón, como se ve en: (Imagen: Clientes_013)

Imagen: Clientes_013

De esta manera concluimos con la programación de nuestro archivo de Excel el cual deberemos grabarlo con la opción de: “Libro de Excel habilitado para Macros”.

Observe que al ingresar los Datos nuevos se incorporarán siempre en la Fila 2 de nuestra Base de Datos y los anteriores registros se desplazarán hacia abajo.

Si eventualmente necesitamos Eliminar un Registro o Fila de nuestra Base de Datos, seleccionamos la Fila y con el Botón derecho del mouse hacemos Click en opción Eliminar.