CÓMO CARGAR UNA BASE DE DATOS
Este tema es una continuación del ya publicado:
diseño y la creación de una
base de datos, utilizando Excel.
En esta oportunidad veremos: tres
formas de cargar los datos en una base de datos, utilizando Excel.
Supongamos que tenemos creada nuestra Base de
Datos, que consta de una sola Tabla, con cuatro
datos, a saber: Nombre, Apellido,
Importe y Ciudad. (recordemos del tema anterior que los Datos se colocan en
Columnas, en nuestro caso: Nombre en Columna “A”, Apellido en
Columna “B”, Importe en Columna “C” y
Ciudad en Columna “D”)
También es importante recordar que cada Fila, representa un registro, en nuestra Base de Datos, y
contendrá a los cuatro datos mencionados en el párrafo anterior.
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| Cargar BD_01 |
La imagen: “Carga BD_01” nos muestra cómo queda
la Base de Datos creada:
FORMAS DE
CARGAR UNA BASE DE DATOS
Cualquier Base de Datos creada la podemos CARGAR de 3 formas distintas:
1) MANUALMENTE:
Posicionamos el Cursor en la Celda “A2” y aquí digitamos el Nombre, luego con la tecla “TAB” nos
posicionamos en la Celda “B2” y aquí digitamos el Apellido, luego con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda
“C2” y aquí digitamos el Importe, luego
con la tecla “TAB” nos posicionamos en la Celda “D2” y aquí digitamos la Ciudad. De esta manera completamos los
datos del primer Registro de nuestra
Base de Datos. Si utilizamos a continuación la tecla “TAB” el cursor se
posicionará en la Celda “A3” para que comencemos a cargar los Datos del segundo
registro, y así sucesivamente.
La imagen:
“Carga BD_02” nos muestra cómo queda la Base de Datos cargada con el primer
registro:
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| Cargar BD_02 |
2) FORMULARIO: Este
es un Comando que debemos personalizar en nuestra Barra de Herramientas de Acceso Rápido (en la parte superior
izquierda de la Hoja de Excel), haciendo: Archivo à Opciones à Barra de herramientas de
acceso rápido à
Comando “Formulario” à
Agregar à
Aceptar, y nos aparecerá la pantalla que se muestra en la imagen: “Carga BD_03”
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| Cargar BD_03 |
Luego
debemos posicionar el Cursor en la Celda “A1” y en la Cinta de Opciones hacemos
Click en el ícono del Comando “Formulario” como se ve en la siguiente imagen:
“Carga BD_04”
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| Cargar BD_04 |
Al
hacer Click en el ícono mencionado nos aparecerá la ventana que nos permitirá
cargar los cuatro datos y agregarlos a nuestra Base de Datos, como podemos
observar en la imagen: “Carga BD_05”
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| Cargar BD_05 |
Desde
este FORMULARIO con los botones que figuran en el margen derecho, podremos: a)
Agregar un “Nuevo” registro; b) “Eliminar” un registro; c) “Buscar” registros
anteriores; d) “Buscar” registros siguientes; e) Cambiar los “Criterios”; o f)
“Cerrar” la Ventana del FORMULARIO.
Si deseamos
agregar un “Nuevo” registro (sería el segundo en nuestra Base de Datos), posicionamos
el Cursor en la Celda “A2” de la Hoja “BASE_DATOS” y al digitar los cuatro
Datos, y luego hacer Click en el Botón “Nuevo”, nos aparecerá esta imagen:
“Carga BD_06”
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| Cargar BD_06 |
3) MACROS: Para
Cargar la Base de Datos utilizando MACROS, debemos diseñar con la Pestaña “Programador” o
“Desarrollador” un Formulario (en nuestro ejemplo le asignamos el nombre
“NUEVOS_REGISTROS”, como el que se muestra en la siguiente imagen: “Carga BD_07”
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| Cargar BD_07 |
Una
vez diseñado el Formulario precedente, debemos programar los Botones: “Agregar
Registro” y “Salir”. También debemos programar el Cuadro de Lista de la
etiqueta “Ciudad”, como se muestra en la imagen: “Carga BD_08”
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| Cargar BD_08 |
También
debemos programar el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, en el “Modulo1” que será el
encargado de Cargar el Formulario y presentarlo al Usuario para que cargue los
Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_09”
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| Cargar BD_09 |
Por
último, cuando hagamos Click en el Botón “LLAMA AL FORMULARIO”, se le
presentará al Usuario la posibilidad de “Agregar” un tercer registro a nuestra
Base de Datos, como lo muestra la imagen: “Cargar BD_10”
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| Cargar BD_10 |
OBSERVAR: el tercer registro se agrega en la Fila 2
de la Base de Datos y los restantes registros se desplazarán hacia abajo.
Si deseamos ELIMINAR un registro en las 3 opciones de Carga de
Datos, deberíamos proceder de esta manera:
1) “MANUALMENTE”:
debemos seleccionar toda la Fila del registro número: 1, 2 o 3 y luego con el
Botón derecho del mouse hacemos Click en “Eliminar”.
2) “FORMULARIO”:
ya está programada en Excel la posibilidad de borrar cualquiera de los 3
registros ingresados, debemos buscar el registro a eliminar y luego hacer Click
en el Botón: “Eliminar”.
3) “MACROS”:
se podría programar otro Botón en el Formulario para eliminar cualquiera de los
3 registros ingresados.
