Función Buscarv

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no.

Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.

Veremos seguidamente los siguientes temas:

a)   PREPARAR LOS DATOS PARA LA FUNCIÓN BUSCARV

b)   SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

c)   EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BUSCARV

d)   ERRORES COMUNES AL USAR LA FUNCIÓN BUSCARV

a)  PREPARAR LOS DATOS PARA LA FUNCIÓN BUSCARV

Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de una BASE DE CLIENTES. Pero antes de escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda, será importante poner atención a los datos de origen.

Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical, es decir organizada por columnas.

Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo: los datos de nuestra BASE DE CLIENTES deberán estar organizados por “NOMBRE” en Columna A, si deseamos hacer la búsqueda por ese Dato, como se ve en la Hoja2 de nuestra Plantilla (Imagen: Función Buscarv_001):

                                                             Imagen: Función Buscarv_001

La Búsqueda se realizará por la primer columna “A”, y nos permitirá encontrar cualquiera de los valores de las columnas “B”, “C”, “D”, y/o “E”

Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen anterior (A2:E6), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A.

Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y obtener el C.U.I.T, la DIRECCION, el CP-CIUDAD o el TELEFONO, pero NO podremos buscar un teléfono y obtener el nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.

Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y las otras tablas de manera que la función detecte adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.

Si nuestra Base de Datos está en otra Hoja de la Plantilla, debemos utilizar la Función INDIRECTO para Validar los Datos, que es el caso que nos ocupa.

En la Hoja 1 Celda “E10” colocaremos una Validación de Datos con la Función INDIRECTO, para lograr que en la Lista Desplegable aparezcan los nuevos Clientes que incorporemos en la Base de Datos de la Hoja 2, como se ve en la siguiente: (Imagen: Función Buscarv_002):

                                                                              Imagen: Función Buscarv_002

Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.

b)   SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describimos a continuación: (Imagen: Función Buscarv_003):

                                                         Imagen: Función Buscarv_003

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos.
• Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.
• Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta.

Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo, deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma (,) o por un punto y coma (;).

Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un equipo con configuración regional Español (Argentina) y por lo tanto verás un punto y coma en la separación de los argumentos de la función BUSCARV pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad de que debas utilizar la coma.

c)   EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de nuestro ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:

1.    En la celda E10 de la Hoja1 seleccionaré el Cliente que deseo buscar y que es uno de los nombres de la Columna A de la Hoja2. En la celda E11 de la Hoja1 insertaré la función BUSCARV, con los Argumentos, como se puede apreciar en: (Imagen: Función Buscarv_004)

Imagen: Función Buscarv_004

De esta manera, la función BUSCARV con los Argumentos de la Imagen precedente, hará la búsqueda del valor de la celda “E10”, sobre los valores de la Matriz de la “Tabla1”, en la Columna 2 de la Matriz (es decir en Columna B) y con una coincidencia Exacta (por el Valor “0” colocado en el Argumento “Ordenado”  y como resultado nos devolverá la celda de la columna B que le corresponda.

1   2.  En la Celda E12, E13 y E14 de la Hoja1 insertaremos la misma         Función  de la imagen anterior, cambiando solamente el “Indicador de   Columna” de valor 2 a valor: 3, 4, y 5 respectivamente.

d)   ERRORES COMUNES AL USAR LA FUNCIÓN BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #¡REF!
• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #¡VALOR!
• Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

IMPORTANTE: Al Seleccionar un Cliente en la Celda E10 de la Hoja1, automáticamente nos aparecerá de dicho Cliente, los Datos que figuran en la Hoja2 y que corresponden al: C.U.I.T, la DIRECCION, el CP-CIUDAD y el TELEFONO, en las Celdas: E11, E12, E13 y E14.

La función BUSCARV es una de las Funciones más importantes en Excel.

Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar mucho provecho de esta Función.